Kính gửi:
- Thủ trưởng các đơn vị
- Bí thư Đoàn Thanh niên, Chủ tịch Hội Sinh viên trường
Thực hiện kế hoạch năm học năm học 2016-2017, từ ngày 01 tháng 9 năm 2016, Nhà trường bắt đầu đón tiếp các đối tượng lưu học sinh, học sinh, sinh viên, học viên (gọi tắt là HSSV) vào ở nội trú năm học 2016-2017. Để việc bố trí ở được tiến hành theo đúng kế hoạch, nhanh gọn, đúng chế độ chính sách, tạo mọi điều kiện cho người ở, Nhà trường yêu cầu thủ trưởng các đơn vị liên quan thực hiện tốt các công việc sau:
- Trung tâm Nội trú:
Là đơn vị đầu mối, chịu trách nhiệm đôn đốc, phối hợp các đơn vị liên quan chuẩn bị cơ sở vật chất, tổ chức tốt công tác tiếp nhận, bố trí ở cho HSSV theo quy định và thực hiện các nội dung sau:
- Thông báo đến các đơn vị, toàn thể HSSV biết về quy định bố trí ở, kinh phí ở nội trú năm học 2016-2017. In và cung cấp cho HSSV có nhu cầu các loại văn bản như: quy trình tiếp nhận HSSV vào ở nội trú, mẫu đơn xin ở nội trú, hợp đồng thuê phòng ở, lý lịch sinh viên ở nội trú, biên bản giao nhận tài sản...
- Phối hợp các đơn vị liên quan khảo sát, đề xuất mua sắm bổ sung, sửa chữa các cơ sở vật chất, tài sản, thiết bị phục vụ HSSV nội trú theo quy định.
- Tiếp nhận các tài sản bổ sung thêm đưa vào sử dụng KTX sinh viên (KTX số 1, số 2, số 3 và số 4).
- Ban hành Quy định về công tác HSSV nội trú của Trường Đại học Vinh.
- Lên sơ đồ bố trí ở; cắt cử cán bộ phụ trách bố trí ở tại các KTX, cán bộ trực, cán bộ làm hợp đồng và thu tiền ở theo quy định của nhà trường (lưu ý ưu tiên bố trí cho lưu học sinh, HSSV diện chính sách, HSSV có hoàn cảnh khó khăn...).
- Lên phương án bảo vệ tuyệt đối an toàn về người và tài sản cho HSSV nội trú, đặc biệt là lưu học sinh nước ngoài.
- Cử cán bộ tham gia tập huấn công tác PCCC, PCCN và công tác HSSV đầu năm học theo kế hoạch của nhà trường.
- Tổ chức họp quán triệt Quy định về công tác HSSV nội trú của Trường Đại học Vinh, Nội quy nội trú và các quy định khác liên quan công tác ANTT, vệ sinh, môi trường, công tác phòng cháy chữa cháy, công tác tự quản... đến toàn thể sinh viên nội trú ngay từ đầu năm học.
- Báo cáo kết quả bố trí ở và nạp tiền ở của HSSV về trường theo quy định hiện hành.
+ Trung tâm Nội trú kết hợp với Đoàn thanh niên, Hội sinh viên, Phòng CTCTHSSV và Trung tâm ĐTLT tổ chức khảo sát và tư vấn, giới thiệu miễn phí về phòng ở nội trú, ngoại trú cho HSSV có nhu cầu (đặc biệt là sinh viên khoá 57).
2. Phòng Công tác chính trị và học sinh, sinh viên (CTCTHSSV):
- Tuyên truyền cho các đối tượng HSSV nhập học năm 2016-2017 biết và đăng ký ở nội trú thông qua việc gửi giấy báo trúng tuyển và tổ chức đón tiếp HSSV nhập học.
- Cung cấp danh sách lưu học sinh nước ngoài học tại Trường Đại học Vinh chuyển Trung tâm nội trú sắp xếp, bố trí ở.
- Là đầu mối tổ chức tập huấn công tác HSSV đầu năm học cho cán bộ phụ trách công tác HSSV ở các đơn vị theo kế hoạch của nhà trường.
3. Phòng Quản trị và Đầu tư:
- Khảo sát, mua sắm và sửa chữa cơ sở vật chất, thiết bị theo kế hoạch được duyệt đảm bảo hoàn thành các hạng mục đúng tiến độ.
- Trang bị thiết bị, tài sản đồng bộ cho KTX lưu học sinh Lào theo biên bản ghi nhớ giữa Trường Đại học Vinh với các sở giáo dục nước Cộng hoà Dân chủ nhân dân Lào và theo Dự án lắp đặt thiết bị tại KTX sinh viên Lào.
- Đảm bảo điện, nước sinh hoạt, vệ sinh môi trường và an toàn cháy nổ tại khu vực nội trú.
4. Phòng Khoa học – Đối ngoại:
Sớm nắm rõ số lượng Lưu học sinh Lào, Thái Lan nhập học 2016-2017 thông báo cho trung tâm nội trú để có kế hoạch bố trí phòng ở.
5. Phòng Kế hoạch - Tài chính:
- Cung cấp biên lai, chứng từ thu tiền; hướng dẫn thủ tục cho Trung tâm Nội trú thu tiền ở, tiền điện, tiền nước sinh hoạt của HSSV ở nội trú theo quy định.
- Cấp kinh phí cho các hoạt động có liên quan đến công tác mua sắm, sữa chữa khu vực KTX theo kế hoạch được duyệt và các kinh phí đón tiếp, bố trí ở.
6. Đoàn trường, Hội Sinh viên trường:
- Phối hợp tổ chức tuyên truyền về việc bố trí ở tại KTX trong đoàn viên, sinh viên.
- Kiện toàn Đội Thanh niên xung kích phục vụ các công tác của nhà trường và công tác sinh viên tự quản tại KTX. Chuyển quyết định, danh sách sinh viên thuộc đội Thanh niên xung kích để Trung tâm Nội trú bố trí ở hợp lý và giao nhiệm vụ cụ thể ngay từ đầu năm học.
7. Phòng Bảo vệ:
Triển khai các phương án bảo vệ, bảo đảm an toàn trong khu vực nội trú, đặc biệt là khi tiếp đón Lưu học sinh Lào-Thái Lan.
8. Các khoa đào tạo, Trường THPT Chuyên
- Phối hợp tuyên truyền về việc bố trí ở tại KTX đến HSSV có nhu cầu ở nội trú.
- Cử Trợ lý quản lý sinh viên phối hợp Trung tâm Nội trú làm tốt công tác quản lý HSSV nội trú.
- Cử sinh viên tình nguyện giúp đỡ lưu học sinh, sinh viên chính sách, sinh viên dân tộc, sinh viên có hoàn cảnh đặt biệt khó khăn tại KTX.
Yêu cầu Trưởng các đơn vị triển khai thực hiện các nội dung trên đảm bảo đúng tiến độ theo kế hoạch năm học.