Thông báo

Kính gửi:

          - Trưởng các đơn vị;

          - Bí thư Đoàn Thanh niên, Chủ tịch Hội Sinh viên.

Thực hiện kế hoạch năm học 2017 - 2018, từ ngày 01/9/2017, Nhà trường bắt đầu đón tiếp các đối tượng học sinh, sinh viên, học viên, lưu học sinh (gọi tắt là HSSV) vào ở nội trú năm học 2017 - 2018. Để việc bố trí ở được tiến hành theo đúng kế hoạch, nhanh gọn, đúng chế độ chính sách, tạo mọi điều kiện cho người ở, Nhà trường yêu cầu thủ trưởng các đơn vị liên quan thực hiện tốt các công việc sau:

1. Trung tâm Nội trú

Là đơn vị đầu mối, chịu trách nhiệm đôn đốc, phối hợp các đơn vị liên quan chuẩn bị cơ sở vật chất, tổ chức tốt công tác tiếp nhận, bố trí ở cho HSSV theo quy định, thực hiện các nội dung sau:

- Thông báo đến các đơn vị, toàn thể HSSV biết về quy định bố trí ở, kinh phí ở nội trú năm học 2017 - 2018. Phổ biến và quán triệt Quy định về công tác HSSV nội trú của Trường Đại học Vinh, nội quy nội trú và các quy định khác liên quan công tác an ninh trật tự, vệ sinh, môi trường, phòng cháy chữa cháy, công tác tự quản... đến toàn thể HSSV nội trú. Cung cấp cho HSSV quy trình tiếp nhận HSSV vào ở nội trú, mẫu đơn xin ở nội trú, hợp đồng thuê phòng ở, lý lịch sinh viên ở nội trú, biên bản giao nhận tài sản...

- Phối hợp các đơn vị liên quan khảo sát, đề xuất mua sắm bổ sung, sửa chữa các cơ sở vật chất, tài sản, thiết bị phục vụ HSSV nội trú theo quy định.

- Tiếp nhận các tài sản bổ sung đưa vào sử dụng KTX sinh viên (KTX số 1, số 2, số 3, số 4 và số 5).

- Lên sơ đồ bố trí ở, cử cán bộ phụ trách bố trí ở tại các KTX, cán bộ trực, cán bộ làm hợp đồng và thu tiền ở theo quy định của nhà trường (lưu ý ưu tiên bố trí cho HSSV diện chính sách, HSSV có hoàn cảnh khó khăn...).

- Lên phương án bảo vệ tuyệt đối an toàn về người và tài sản cho HSSV nội trú, đặc biệt là lưu học sinh Lào, Thái Lan.

- Cử cán bộ tham gia tập huấn công tác phòng cháy chữa cháy và công tác HSSV đầu năm học theo kế hoạch của nhà trường.

- Báo cáo kết quả bố trí ở và nạp tiền ở của HSSV về Trường theo quy định hiện hành.

- Phối hợp với Đoàn Thanh niên, Hội Sinh viên và Trung tâm Dịch vụ, HTSV&QHDN tổ chức khảo sát và tư vấn, giới thiệu miễn phí về phòng ở nội trú, ngoại trú cho HSSV có nhu cầu.

2. Phòng Công tác chính trị - Học sinh, sinh viên

- Tuyên truyền cho HSSV nhập học năm 2017 - 2018 biết và đăng ký ở nội trú thông qua việc gửi giấy báo trúng tuyển và tổ chức đón tiếp HSSV nhập học.

- Cung cấp danh sách lưu học sinh Lào, Thái Lan học tập tại Trường Đại học Vinh chuyển Trung tâm Nội trú sắp xếp, bố trí ở.

3. Phòng Quản trị và Đầu tư

- Khảo sát, mua sắm và sửa chữa cơ sở vật chất, thiết bị theo kế hoạch được duyệt đảm bảo hoàn thành các hạng mục đúng tiến độ.

- Trang bị thiết bị, tài sản đồng bộ cho KTX lưu học sinh Lào theo biên bản ghi nhớ giữa Trường Đại học Vinh với các sở giáo dục Nước Cộng hoà Dân chủ nhân dân Lào và theo Dự án lắp đặt thiết bị tại KTX sinh viên Lào.

 - Đảm bảo điện, nước sinh hoạt, vệ sinh môi trường và an toàn cháy nổ tại khu vực nội trú.

4. Phòng Kế hoạch - Tài chính

- Cung cấp biên lai, chứng từ thu tiền, hướng dẫn thủ tục cho Trung tâm Nội trú thu tiền ở, tiền điện, tiền nước sinh hoạt của HSSV ở nội trú theo quy định.

- Cấp kinh phí cho các hoạt động có liên quan đến công tác mua sắm, sửa chữa khu vực KTX theo kế hoạch được duyệt và các kinh phí đón tiếp, bố trí ở.

5. Đoàn Thanh niên, Hội Sinh:

- Phối hợp, tổ chức tuyên truyền về việc bố trí ở tại KTX trong đoàn viên, sinh viên.

- Cử sinh viên tình nguyện giúp đỡ HSSV diện chính sách, HSSV có hoàn cảnh khó khăn, lưu học sinh Lào, Thái Lan ở nội trú.

6. Phòng Hành chính Tổng hợp (Bộ phận Một cửa)

- Kiện toàn Đội Thanh niên xung kích phục vụ các công tác của nhà trường và công tác sinh viên tự quản tại KTX.

- Chuyển quyết định, danh sách sinh viên thuộc đội Thanh niên xung kích để Trung tâm Nội trú bố trí ở hợp lý và giao nhiệm vụ cụ thể ngay từ đầu năm học.

7. Phòng Bảo vệ: Triển khai các phương án bảo vệ, bảo đảm an ninh trật tự trong khu vực nội trú, đặc biệt là khi đón tiếp Lưu học sinh Lào, Thái Lan.

8. Các khoa, Viện, Trường THPT Chuyên

- Phối hợp tuyên truyền về việc bố trí ở tại KTX đến HSSV có nhu cầu ở nội trú.

- Cử Trợ lý Quản lý sinh viên, Trợ lý Quản lý học sinh phối hợp với Trung tâm Nội trú làm tốt công tác quản lý HSSV nội trú.

- Cử sinh viên tình nguyện giúp đỡ HSSV diện chính sách, HSSV có hoàn cảnh khó khăn, lưu học sinh Lào, Thái Lan ở nội trú.

Nhận được công văn này, Nhà trường yêu cầu Trưởng các đơn vị, Đoàn Thanh niên, Hội Sinh viên nghiêm túc triển khai thực hiện./.