MỘT SỐ KINH NGHIỆM
QUẢN LÝ LƯU HỌC SINH Ở KÝ TÚC XÁ
Trải qua hơn 50 năm xây dựng và phát triển, từ một Trường sư phạm, Trường đã không ngừng phát triển để trở thành một trường Đại học đa nghành, một trung tâm khoa học - giáo dục của bắc miền trung và cả nước, rất vinh dự được Chủ tich nước tặng danh hiệu Anh hùng trong thời kỳ đối mới; được Thủ tướng chính phủ đưa vào danh sách xây dựng trường trọng điểm Quốc gia.
Trường Đại học Vinh đào tạo không những HS - SV trong nước mà còn đào tạo cả Lưu học sinh Lào, Thái lan, Trung Quốc Và Nhật Bản. Từ những năm học 2003 – 2004 đã đào tạo đươc hơn 900 Lưu học sinh. Số Lưu học sinh đó đã được bố trí ở tập trung tại Ký túc xá.
Công tác quản lý Lưu học sinh ở nội trú trong thời gian qua có đã có nhiều tiến bộ rõ rệt, hầu hết Lưu học sinh đã chịu khó thực hiện tốt các nội quy nội trú, thực hiện đầy đủ các nghĩa vụ và chịu khó học hỏi để ngày càng nâng cao kết quả học tập. Song vẫn còn một số khó khăn, thuận lợi như sau:
- Những thuận lợi:
+ Trung tâm Nội trú luôn được sự quan tâm, định hướng chỉ đạo của Đảng uỷ và Ban giám hiệu, Đoàn thanh niên và Hội sinh viên.
+ Các Khoa đào tạo và các đơn vị chức năng trong và ngoài trường quan tâm động viên kịp thời đồng thời sẵn sàng hỗ trợ các lực lượng sinh viên giúp đỡ.
+ Cán bộ trung tâm Nội trú có đủ sức - đủ tài và nhiệt tình thực hiện nhiệm vụ chăm lo, giáo dục và quản lý Lưu học sinh.
- Những khó khăn:
+ Hiện nay Trung tâm có đội ngũ Cán bộ không đồng đều và hạn chế trình độ ngoại ngữ.
+ Lưu học sinh chưa đáp ứng trình độ tiếng việt, sinh hoạt và các truyền thống có nhiều vấn đề còn mang tính hủ tục, Yếu kém, Lưu học sinh chưa thích ứng với môi trường mới.
+ Cơ sở vật chất của các Ký túc xá sử dụng quá lâu cho nên đã hư hỏng nhiều.
+ Khu vực Ký túc xá chưa thu gọn mà rải rác nhiều nơi, gần khu vực dân cư, trong khuôn viên Ký túc xá có đường đi với lượng HS_SV đi lại nhiều, có nhiều Ốt dịch vụ và nhà ăn cho nên công tác vệ sinh gặp nhiều khó khăn, có nhiều nơi khả năng gây ô nhiễm cao.Cho nên công tác quản lý Lưu Học sinh có nhiều khó khăn và phức tạp đặc biệt là Lưu học sinh có thói quen đi ngủ không khoá cửa phòng cho nên công tác an toàn tài sản không an toàn.
+ Kinh phí để đi học hỏi kinh nghiệm các đơn vị khác ngoài trường còn hạn chế cho nên Cán bộ chưa đáp ứng được những hoạt động, mô hình quản lý mới.
Nhưng trong thời gian qua, công tác quản lý Lưu Học sinh đã có nhiều tiến bộ rõ rệt, hầu hết Lưu học sinh sang du học tại Trường đã chịu khó học tập, rèn luyện đã đạt được một số kết quả như sau:
+ Số lượng Lưu học sinh thu hút sang du học đến nay đã đạt:
* Lưu học sinh Lào: 605
* Lưu học sinh Trung quốc: 112
* Lưu học sinh Thái Lan: 81
* Lưu học sinh Nhật Bản: 01
+ Công tác giáo dục Lưu học sinh ở nội trú đã được nhiều bậc Phụ huynh của Lưu học sinh biểu dương, khen ngợi và đặc biệt là đã được các Trường bạn đến học hỏi kinh nghiệm, đóng góp một phần nhỏ để xây dựng Trường Đại Học Vinh “anh hùng”.
Tuy nhiên để công tác quản lý Lưu Học sinh được lan toả và nhân rộng. Tôi nêu ra một số bài học và kinh nghiệm tiếp nhận và quản lý Lưu học sinh như sau:
I. KINH NGHIỆM TRONG CÔNG TÁC TỔ CHỨC ĐÓN TIẾP:
1.1. Để bố trí ở và quản lý tốt các Lưu học sinh sang du học tại trường ngay từ khi có thông báo của nhà trường Tôi chủ động liên lạc với phòng Quan hệ quốc tế để cập nhật danh sách các lưu học sinh chuẩn bị sang học và tiến hành các công việc phục vụ cho đón tiếp như sau:
+ Tôi thông báo đến tận trưởng đoàn dẫn Lưu học sinh đang trên đường dẫn đoàn Lưu học sinh sang du học tại trường để thông báo một số nội dung và kế hoạch phục vụ ở Ký túc xá.
+ Chuẩn bị sơ đồ các phòng ở phù hợp cho các vùng, miền của từng Lưu học sinh để phù hợp cho các điều kiện sinh hoạt theo các truyền thống của từng “Bộ tộc” Lào.
+ Lập danh sách ở, cơ sở vật chất cho từng phòng, tầng.
+ Bố trí sơ đồ ở cho phù hợp để đảm bảo an ninh trật tự và dễ theo dõi quản lý.
+ Khi đoàn dẫn Lưu học sinh đến chúng tôi đã bố trí lực lượng Thanh niên xung kích, Ban cán sự và một số Lưu học sinh ra đón ngay tại cổng trường dẫn Đoàn vào Ký túc xá. Thông báo ngay cho các Bậc phụ huynh và Lưu học sinh các vị trí phòng ở của từng Lưu học sinh.
+ Cử các lực lượng Thanh niên xung kích và Đoàn Lưu học sinh hỗ trợ đưa hành lý lên các phòng ở, đảm bảo an ninh trật tự, an toàn tài sản xung quoanh khu vực tiếp nhận Lưu học sinh.
+ Chuẩn bị âm thanh loa máy để thông báo rõ ràng để nhiều người nghe và truyền tải các nội dung văn nghệ có bản sắc dân tộc có nội dung mang tình hữu nghị giữa hai Quốc gia và nhằm quảng bá thương hiệu “ Nơi tạo dựng tương lai cho tuổi trẻ” của Trường Đại học Vinh.
* Trường Đại học Vinh 50 năm xây dựng và phát triển
* Từ phân hiệu Đại học sư phạm Vinh 1959 đến 1962 nhà trường đã trở thành Trường đại học Vinh. Đến năm 2001 Trường đại học Vinh trở thành đa nghành khu vực bắc miền trung và đến năm 2012 trường đã được đưa vào danh sách xây dựng Trường “ Trọng điểm quốc gia”
* Đặc biệt là Trường đại học Vinh đã thực hiện đào tạo hệ thống tín chỉ. Tạo diều kiện cho sinh viên học vượt, học cùng lúc hai chương trình để khi tốt nghiệp được cấp hai bằng đại học hệ chính quy.
* Hình thức du học bán phần cho các nước Trung quốc, Thái lan, Malaysia, Đức, Mỹ.
* Tuyên truyền mối quan hệ hợp tác giữa hai Đảng, Nhà nước và Nhân dân Việt
nam và Lào, tuyên truyền các kết quả Đại hội Đảng, ý nghĩa các ngày lễ lớn…
* Thông báo cho bậc phụ huynh, Lưu học sinh biết được các chế độ chính sách
được hưởng đồng thời Lưu học sinh cũng phải thực hiện các nghĩa vụ theo quy định của Trường.
để cho các bậc phụ huynh đưa Lưu học sinh sang nhập học hiểu thêm và tạo một
không khí nhập học hoành tráng để Phụ huynh và lưu học sinh càng yên tâm và tin tưởng hơn.
+ Rà soát lại danh sách ở từng phòng, cử các Trưởng phòng, Trưởng tầng và Ban quản lý lâm thời của từng khoá học để hoạt động ngay sau khi đã ổn định.
+ Bố trí lực lượng đảm bảo an ninh trật tự, lực lượng Thanh niên xung kích để sẵn sàng hộ trợ cho tân lưu học sinh, cử các bạn học khoá trước để phiên dịch khi ngôn ngữ đang bất đồng trong khi mới sang chưa thành thạo tiếng viêt.
+ Di chuyển Phụ huynh lên ở phòng khách của trường nghỉ để đảm bảo sức khoẻ.
1.2. Bước đầu kiểm tra, rà soát lại phòng ở, cập nhật sỹ số, bổ sung các điều kiện còn thiếu hoặc chưa tốt và ổn định tạm thời để Phụ huynh và Lưu học sinh nghỉ sau khi đã vượt qua các chặng đường dài.
1.3. Hôm sau chúng tôi hướng dẫn phụ huynh và lưu học sinh đi tham quan xung quoanh khuôn viên Ký túc xá, các phòng ở sạch - đẹp của các lưu học sinh cũ, hướng dẫn đến các nơi ăn-uống và mua các đồ dùng cá nhân khi cần thiết.
+ Dẫn đoàn đi tham quan trong khuôn viên của trường và đặc biệt là Nhà truyền
thống để Lưu học sinh và Phụ huynh tìm hiểu thêm truyền thống của trường qua các
thời kỳ.
1.4. Cập nhật một số nội dung như:
+ Danh sách ảnh của Lưu học sinh
+ Số điện thoại của từng Lưu học sinh
+ Kê khai các hồ sơ tuỳ thân và đặc biệt là lý lịch của từng Lưu học sinh để nắm rõ hoàn cảnh của Lưu học sinh để tạo điều kiện giúp đỡ.
1.5 Kết hợp với các phòng ban chức năng và các khoa đào tạo để làm các thủ tục nhập học cho lưu học sinh được nhanh gọn.
II. KINH NGHIỆM TRONG TỔ CHỨC SINH HOẠT TẬP THỂ:
2.1. Để các buối sinh hoạt tập thể cho Lưu học sinh có chất lượng và hiệu quả tốt tôi đã chuẩn bị một số nội dung như sau:
+ Liên hệ với Ban cán sự đoàn Lưu học sinh để thông báo đến tận từng phòng địa điểm, thời gian và các nội dung trong buổi hop.
+ Cử mỗi tầng 1Sinh viên trực để đảm bảo an toàn tài sản lúc Lưu học sinh đi họp và cũng đồng thời kiểm tra, nhắc nhở những lưu học sinh không chấp hành tốt.
+ Chuẩn bị các mẫu phiếu điểm danh các buổi họp
2.2..Chuẩn bị các nội dung cho buối sinh hoạt tập thể có hiệu quả và thiết thực cho từng thời điểm.
+ Cơ cấu tổ chức quản lý Ký túc xá
+ Giới thiệu Ban cán sự đoàn Lưu học sinh
* Đoàn Lưu học sinh còn thành lập ra mộ số ban để chăm lo cho Các thành viên trong ban như: Ban đời sống, Ban văn nghệ, Ban học tập, Ban thể thao và Ban tự quản
+ Các nội quy ở nội trú
+ Công tác vệ sinh môi trường, an ninh trật tự và xây dựng khu nội trú với tiêu chí” xanh - sạch - đẹp - an toàn - thân thiện”
+ Công tác phòng chống cháy nổ và phòng chống bão lụt
+ Xây dựng nếp sống văn hoá và phòng chống các tệ nạn xã hội
+ Giới thiệu các nền văn hoá truyền thống của của việt nam
+ Các nội dung văn nghệ mang tình Hữu nghị giữa hai Dân tộc anh em.
2.3. Xử lý các Lưu học sinh bỏ sinh hoạt:
+ Gọi các Lưu học sinh đến nếu1lần bỏ họp thì nhắc nhở giáo dục
+ 2lần bỏ họp thì phạt Lao động công ích trong khuôn viên ký túc xá
III. KINH NGHIỆM TRONG TỔ CHỨC HỌC TẬP:
3.1 Vì chưa phù hợp với thời gian học tập tại Việt Nam và cũng do sinh hoạt của Lưu học sinh cho nên chúng tôi luôn cập nhật lịch học của từng Lưu học sinh để dùng nhiều hình thức gọi các Lưu học sinh chuẩn đi học đúng giờ và học đầy đủ trên lớp.
3.2. Phân công các Sinh viên của các nhóm “Bạn giúp bạn” hoặc nhóm “Hoa chăm
pa” đến tận từng Lưu học sinh hỗ trợ học thêm tiếng Việt hoặc thêm các chuyên nghành mà các Lưu học sinh còn yếu.
3.3. Kết hợp với Cán bộ trợ lý công tác CT - HSSV tổ chức, điều hành các hoạt
động
liên quan đến rèn luyện, học tập của Lưu học sinh ngày càng tốt hơn.
3.4. Hàng tháng tổ chức sinh hoạt đoàn Lưu học sinh với nhóm tình nguyện viên để
rút nhiều bài học kinh nghiệm bổ ích trong các vấn đề phục vụ cho học tập.
3.5. Bằng các biện pháp kiểm tra, đôn đốc nhắc nhở để Lưu học sinh tạo ra nhiều
phong trào học tập tốt nhất để nâng cao hơn nữa hiệu quả giờ tự học, rèn luyện của các Lưu học sinh.
Tổ chức các hoạt động giao lưu trao đổi giữa Ban cán sự hoặc lưu học sinh với các Khoa đào tạo, Phòng quan hệ quốc tế, phòng Công tác chính trị học sinh sinh viên, Đoàn thanh niên, Hội sinh viên và Trạm y tế chăm lo sức khoẻ để hướng đến mục tiêu đào tạo có chất lượng.
3.6. Cuối học kỳ hoặc năm học chúng tôi tổ chức tiến hành sơ kết công tác Lưu học
sinh vào hoạt động bài bản, thực chất, tạo mọi điều kiện để Lưu học sinh học tập, rèn
luyện tốt hơn.
3.7. Liên hệ với các đơn vị liên quan để báo cáo các tình hình học tập và thường xuyên đến các phòng ở của Lưu học sinh để thăm hỏi, động viên và nhắc nhở, bằng các hình thức để xử lý những Lưu học sinh chây lười trong học tập.
3.8. Đề nghị nhà trường tiến hành sơ kết, tổng kết, khen thưởng cho những Lưu học sinh, tập thể, có gương điển hình trong học tập hoặc có các hoạt động phong trào tốt trong Ký túc xá sau mỗi học kỳ, năm học.
IV. KINH NGHIỆM TỔ CHỨC VĂN HOÁ, VĂN NGHỆ, PHONG TRÀO:
4.1. Để hoà chung tình hữu nghị giữa Sinh viên và Lưu học sinh chúng tôi đã tổ chức nhiều đợt “Chủ nhật xanh” để làm xanh, sạch, đẹp môi trường khu nội trú và nhằm giáo dục cho Lưu học sinh tự giác, có trách nhiệm bảo vệ môi trường.
4.2. Tạo ra nhiều trò chơi dân gian để tăng thêm nhiều vui nhộn giữa Lưu học sinh và Học sinh – sinh viên trong Ký túc xá.
4.3. Liên hệ với các Doanh nghiệp, doanh nhân để thu hút tài trợ nhiều suất học bổng hoặc cơ sở vật chất để tặng thưởng cho Lưu học sinh có các thành tích trong
vui chơi thể thao, văn nghệ, Tết cổ truyền của Trung Quốc, Lào, Thái Lan để thu hút Lưu học sinh tham gia ngày càng đông vui mang tính giao lưu tình hữu nghị
V. MỘT SỐ ĐỀ XUẤT, KIẾN NGHI:
5.1 Cơ sở vật chất:
- Đề nghị nhà trường sớm triển khai các hạng mục như Sân chơi thể thao của Lưu học sinh, Nhà ăn tập thể, Gara xe, làm các hệ thống Camera theo dõi an ninh và lắp đặt các thiết bị còn thiếu của các phòng Lưu học sinh như đã cam kết.
- Kính đề nghị Nhà trường cho cơ chế sửa chữa nhỏ để thuận tiện cho công tác phục vụ Lưu học sinh vì công việc này thường làm ảnh hưởng đến học tập và sinh hoạt.
5.2. Về công tác quản lý Lưu học sinh:
- Số lượng cán bộ của trung tâm Nội trú không dàn trải đều và tại khu vực này có số
lượng HS – SV và Lưu học sinh đông cho nên đề nghị nhà trường cho tăng cường
thêm lực lượng Bảo vệ trực tại cổng vào ký túc xá để đảm bảo an toàn tài sản cho
Lưu học sinh
- Đề nghị trường tác động thêm với Trợ lý quản lý sinh viên các khoa xuống kết hợp kiểm tra nhắc nhở động viên Lưu học sinh ở ký túc xá.
- Kiến nghị Nhà trường cho một số kinh phí để tập huấn cho Cán bộ nâng cao nghiệp vụ quản lý Người nước ngoài, học Ngoại ngữ hoặc một số Trường có nhiều kinh nghiệm về công tác quản lý Lưu học sinh.
- Kiến nghị Trường cho thêm kinh phí để tạo điều kiện cho cán bộ đi kiểm tra, đôn đốc Lưu học sinh đang học ở Cơ sở 2.
Nghệ An, ngày 04 tháng 04 năm 2013
Người viết kinh nghiệm
Trần Minh Công